De vijf stappen en gouden regels in praktijk
De ‘terug van vakantie’-aanpak
Je bent nu bekend met de vijf basisstappen om te beginnen met speedmailen. Tijd om een aantal basisregels aan te leren die deze werkwijze zo efficiënt en effectief maken.
Het doel van speedmailen is duidelijk: zo snel mogelijk je e-mail afhandelen. Het sorteren van nieuwe mail in de actiemappen is de eerste en snelste stap in deze werkwijze. Je inbox is de lopende band en jij bent de sorteermachine. Verlies in deze fase geen tijd door aandacht aan speciale, belangrijke of interessante mailtjes te besteden. Daarmee zul je minder belangrijke mail ook over het hoofd gaan zien. Sorteer alle nieuwe mail van boven naar beneden, een voor een. Verwerk de eenvoudige mailtjes meteen (later meer over de tweeminutenregel). Mail die om meer tijd vraagt, sorteer je in de daarvoor aangemaakte actiemappen om later af te handelen. Als je hiermee klaar bent heb je een goed overzicht van al je belangrijke mail en kun je op de meest efficiënte manier beginnen met het afhandelen van je takenlijst
“Ik merk dat het kan helpen om een andere pet op te zetten wanneer je begint aan het legen van je inbox. Zie jezelf als een postbode, je inbox als een postzak, en geef jezelf de taak de inhoud van de postzak te verdelen over de verschillende brievenbussen die je actiemappen zijn. Als de postzak leeg is, kun je weer aan het werk. Klinkt wellicht gek, maar veel mensen hebben er baat bij om een voorstelling te maken van deze manier van werken.”
Op deze manier te werk gaan is niet alleen efficient, maar pakt ook de meest recente mails als eerste aan – omdat oudere mails lager in de lijst staan. Wanneer je in deze volgorde werkt, kom je in een eenvoudig ritme en ben je minder tijd kwijt aan elke individuele mail. Als je dit op de automatische piloot doet, maak je snellere beslissingen en verbruik je minder energie. Dat is pas efficiëntie!
Als je een nieuwe mail opent, stel jezelf dan eerst de vraag: ‘Moet ik meteen reageren op deze mail?’ Als het antwoord ‘ja’ is, maar het kan niet binnen twee minuten, is de vervolgvraag: ‘Moet ik vandaag of deze week nog reageren?’ Als het antwoord weer ‘ja’ is, verplaats je de mail naar de map ‘Doen deze week’ . Als er een specifieke datum is waarop je met de mail aan de slag moet, zet je dat in je agenda. Heb je de tweede vraag met ‘nee’ beantwoord, en is er dus minder haast geboden bij het afhandelen, dan verplaats je de mail naar de actiemap ‘Later/misschien ’. Als je twijfelt zet je de mail altijd in de ‘Later/misschien’-map en kan deze worden bekeken in de wekelijkse controle (daarover later meer in dit hoofdstuk).
Als de mail niet om een reactie van je vraagt heb je drie opties: verwijderen, archiveren of onderbrengen in de actiemap ‘Wachten op ’. Verwijder alle mails waarvan je meteen weet dat je er niets aan hebt – de deleteknop op je toetsenbord doet dit automatisch. Zie hoofdstuk 5 voor meer sneltoetsen om het verwerken van mail met Outlook en Gmail te versnellen.
Op deze manier duurt het legen van je inbox waarschijnlijk niet langer dan 10 tot 15 minuten. Zeker als je handig wordt in het gebruiken van de sneltoetsen om je mails te sorteren in je actiemappen. In Outlook is de sneltoets Ctrl+Shift+V, de eerste letter van de naam van de actiemap, gevolgd door Enter. Dit lijkt een hele handeling, maar het zal veel tijd en energie schelen ten opzichte van het gebruiken van de muis en je hebt het in een handomdraai aangeleerd.
Als je hebt besloten wat je met een mail moet doen, laat je deze voorgoed uit je inbox naar een actiemap verdwijnen. Misschien kan de mail in kwestie van de ene actiemap naar een andere actiemap verhuizen, maar nooit zal de mail opnieuw in je inbox terecht komen. Zo weet je zeker dat je alleen nieuwe mail in je inbox hebt zitten, zodat je je sneller kunt focussen.
Wanneer het antwoord op de vraag ‘moet ik direct reageren op deze mail?’ een volmondig ‘ja!’ is en de handelingen die je moet verrichten eenvoudig zijn, pas je de tweeminutenregel toe.
Bij het sorteren van je inbox kom je veel mail tegen die je snel kunt afhandelen met een kort antwoord of door het opzoeken van voor de hand liggende informatie. Misschien is het een nieuwsbrief die je snel kunt lezen of een taak die je meteen aan een derde kunt delegeren. Wat de inhoud van de mail ook is, je kunt meteen tot actie overgaan. Het is geweldig hoe je op deze manier klussen direct van je takenlijst kunt afstrepen. Deze simpele regel zorgt ervoor dat je vaak meer dan de helft van je takenlijst binnen 10 tot 15 minuten kunt afwerken, met als bonus de bevrediging van snel resultaat boeken. Nu ben je klaar om de grote klussen te klaren.