Tijd om de vijf stappen van het speedmailen op een echte inbox toe te passen en daarbij de gouden regels in ogenschouw te nemen. Hieronder zie je mijn inbox met nieuwe ontvangen mails. Laten we bovenaan beginnen (de eerste gouden regel) en deze mails een voor een verwerken.

In deze eerste mail word ik gevraagd om komende dinsdag af te spreken. Op de vraag ‘moet ik direct reageren op deze mail?’ is het antwoord ‘ja’. Maar ik kan deze taak niet in twee minuten afh andelen (de afspraak is pas dinsdag), dus ik zet deze taak in mijn agenda . Dit kan eenvoudig door (a) de mail te beantwoorden met een afspraakverzoek, en de ‘Afspraken’-knop naast de ‘Doorsturen ’-knop te gebruiken. Of door (b) de mail alleen aan mijn eigen agenda toe te voegen door deze naar de ‘Agenda’-knop linksonder in beeld te slepen. Beide methoden maken een nieuw agendapunt aan en slaan een kopie van de mail op in de aantekeningen van die afspraak.

Nadat ik de afspraak in mijn agenda heb gezet, kan ik de mail verplaatsen naar ‘Bewaren’ met de sneltoetsen Ctrl+Shift+V, 1, Enter. Zo is deze taak eenvoudig afgehandeld en kan ik snel door naar de volgende mail.

De volgende mail bevat een vraag over mijn bedrijf. Dit is een taak die ik snel zou willen afhandelen maar wat niet binnen twee minuten kan (de tweede gouden regel). Nu moet ik beslissen of ik dit binnen een week moet doen of dat het langer kan wachten. In dit geval besluit ik de mail te verplaatsen naar mijn actiemap ‘Doen deze week ’ om er vandaag of morgen op terug te komen. Ik gebruik de sneltoetsen Ctrl+Shift+V, 2, Enter, waarna ik automatisch bij de volgende mail in mijn inbox beland.

De volgende mail geeft mij toegang tot een onlinecursus die ik heel graag zou willen volgen maar waar ik niet direct tijd voor heb. Ik verplaats de mail voorlopig naar de actiemap ‘Later/misschien ’ met de sneltoetsen Ctrl+Shift+V, 3, Enter. Op naar de laatste mail.

Veel mail die wij ontvangen komt van systemen waarmee we online werken of communiceren. Dit is bijvoorbeeld een bevestiging van een onlineaankoop die ik heb gedaan (afbeelding 2.5). Ik heb mijn geld al uitgegeven maar wacht nog op de bezorging. Met de sneltoetsen Ctrl+Shift+V, 4, Enter, verplaats ik de mail naar de actiemap ‘Wachten op ’ om aan het einde van de week te kunnen nagaan of alles goed is verlopen.