In tegenstelling tot de richtlijnen die we tot nu toe in dit hoofdstuk hebben besproken, is deze regel alleen van toepassing wanneer je bijvoorbeeld net terug van vakantie komt. Het is een eenvoudige methode voor het wegwerken van de berg onbeantwoorde mailtjes die dan op je ligt te wachten. Het idee is om zo snel mogelijk weer aansluiting te krijgen met het werk en alles wat je hebt gemist zonder daar een hele dag aan kwijt te zijn of gillend gek te worden. (Je kunt deze methode ook gebruiken om je inbox te legen wanneer je voor het eerst begint aan speedmailen.)

Deze ‘terug van vakantie’-aanpak bouwt verder op de inmiddels bekende grondbeginsels: je sorteert je mail door ze een voor een te verplaatsen naar een actiemap. Alleen voegen we hier nog twee regels aan toe:

1. Negeer de tweeminutenregel .
2. Pas de regel van ‘twee keer verveeld raken’ toe.

Zoals altijd begin je bovenaan met het sorteren van je mails. Echter, wanneer je nu een mail tegenkomt die je binnen twee minuten kunt afhandelen doe je dit niet, maar verplaats je de mail naar ‘Doen deze week ’. Verkort dit verwerkingsproces door selectiever te zijn in het oppakken van taken. Moet je bijvoorbeeld echt alle nieuwsbrieven lezen die je in je afwezigheid hebt ontvangen? Het scheelt een hoop tijd door deze direct weg te gooien – de kans is klein dat je iets mist.

Terwijl je aan het sorteren bent zul je merken dat er steeds meer mail voorbij komt die niet interessant is. Hierdoor raak je gauw verveeld, terwijl je juist vol nieuwe energie aan het werk wilt. Om dus niet in slaap te vallen, zetten we het proces van speedmailen nu in een volgende versnelling: we passen de ‘twee keer verveeld raken’-regel toe. Deze regel kent drie stappen:

1. Wanneer je verveeld raakt door het een voor een, van boven naar beneden werken, schakel je over naar het scannen van je mail om de belangrijkste eruit te vissen en te verplaatsen.
2. Als je een tweede keer verveeld raakt, selecteer je de overgebleven mail Ctrl+A en stop je ze allemaal in de map ‘Bewaren’. Als je daarvan later iets nodig hebt kun je het altijd weer terugvinden met de zoekfunctie.
3. Schakel over naar de actiemap ‘Doen deze week ’ en begin met het verwerken van de taken die niet meer dan twee minuten kosten. Het is nu bijna alsof je nooit bent weggeweest.

Het is natuurlijk mogelijk dat je op deze manier een paar oudere mails en taken over het hoofd ziet, maar dat zijn dan kleine en algemeen geaccepteerde nalatigheden die niet opwegen tegen de enorme tijdwinst die deze methode oplevert. Zo imponeer jij je baas en collega’s door de eerste dag na je vakantie al weer aan het werk te zijn!