Wanneer je klaar bent met een mail, is het handig deze te bewaren; je weet immers nooit of je er later nog eens naar moet kijken of eraan moet refereren. Je bent misschien geneigd om daarvoor een ingewikkeld systeem te maken met individuele mappen voor verschillende projecten, klanten of evenementen. Doe dit niet. Geloof me, het is zonde van je tijd. Het bouwen en onderhouden van zo’n systeem kost meer tijd dan je aan de mail zelf zult besteden en hoe ingewikkelder het systeem, hoe langer het duurt om een specifiek mailtje weer terug te vinden. Het is veel handiger om alle afgehandelde mail in één map onder te brengen. Dat is een tijdloos systeem. Sommige mailprogramma’s, zoals Gmail, hebben deze functie al ingebouwd, anders is het eenvoudig zelf te creëren door een map met de naam ‘Bewaren’ aan te maken.

‘Maar hoe ga ik ooit iets terugvinden als al mijn afgehandelde mail in één map zit?’ hoor ik je zenuwachtig vragen.

Het succes van deze methode schuilt in de zoekfunctie van je mailprogramma. Deze zoekbalk is de belangrijkste tool van een speedmailer. In hoofdstuk 3 leg ik uit hoe je de zoekfunctie van je mailprogramma het beste kunt gebruiken.