Het is logisch dat je niet elke mail direct kunt afhandelen – niet als je inbox er ook maar een klein beetje uitziet zoals die van mij in ieder geval. Dus we gaan onze mails rangschikken op relevantie, waarmee we tegelijkertijd zorgen dat we geen mails overslaan (of ze te laat zien) en het overzicht houden over het werk die de mails met zich meebrengen.

We beginnen het ‘lege inboxbeleid’ met het creëren van een aantal mappen die op een eenvoudige manier je nieuwe mail rangschikt. Mijn ervaring met mappen voor verschillende onderwerpen is dat je snel het overzicht verliest. Onderwerpen komen en gaan, of nog erger, veranderen van inhoud en betekenis. Een veel efficiëntere benadering is je mail rangschikken op tijd; categoriseren op basis van hoe snel je er aandacht aan moet geven.

Daarom raad ik de volgende vier actiemappen aan:

1. Doen deze week. Dit is je takenlijst. In deze map stop je elke mail die directe aandacht vereist (binnen een week), maar niet binnen twee minuten beantwoord kan worden (later meer over de ‘tweeminutenregel’). Dus ook mail die dezelfde dag nog verwerkt moet worden!
2. Later/misschien. Hier parkeer je elke mail die iets minder dringend is. Alles wat niet binnen een week hoeft te gebeuren komt hier terecht, twijfelgevallen ook. Eens per week neem je de tijd om alle mail in deze map opnieuw te bekijken en te bepalen welke mails je naar de map ‘Doen deze week’ kunt verplaatsen.
3. Wachten op. Deze map bevat alle mails die je in de gaten houdt, maar waarvan je voor afhandeling afhankelijk bent van anderen. Zolang je wacht op een antwoord of oplossing van iemand anders blijft de mail in deze map. Ook deze mails bekijk en beoordeel je allemaal één keer per week.
4. Agenda. Technisch gezien is dit niet echt een map, maar een functie van je mailprogramma. Een plek waar je elke mail met een specifieke datum of tijd voor een afspraak kunt onderbrengen. Zet in je agenda hoeveel tijd je nodig hebt om de afspraak voor te bereiden of een eventuele taak af te maken.

Wanneer je op deze manier een paar keer per dag je inbox leegt, zul je altijd bovenop je werk zitten en geen slaaf van je inbox worden. Eenmaal geleegd, verleg je de focus naar je bijgewerkte map ‘Doen deze week’. De mails in deze map vormen een overzichtelijke lijst van taken die op dit moment je aandacht verdienen en daar ga je mee aan de slag zonder verder aandacht te besteden aan binnenkomende mail. Wanneer je een klus geklaard hebt, verplaats je de mail uit je takenlijst naar het mapje ‘Bewaren’. Als je dit allemaal ook nog eens doet met de sneltoetsen die in hoofdstuk 5 worden uitgelegd, kun je jezelf een echte speedmailer noemen.

Door bijvoorbeeld in Outlook een mailtje naar het agendaicoontje te slepen (links onderaan in beeld), maak je direct een nieuwe afspraak waarbij een kopie van de tekst uit de mail wordt toegevoegd aan de notities. Op dezelfde manier kun je de afzender van een mail als contact opslaan: sleep de mail naar het contacten- icoon.

<aside> 💡 Pro-tip! Beheer op deze manier al je taken! Ook wanneer je nog een klus bedenkt die je moet doen, mail je een herinnering aan jezelf om die vervolgens op dezelfde eenvoudige manier in je takenlijst op te nemen. Ik heb een app ontwikkeld die dit proces van taken en herinneringen voor en aan jezelf nog eenvoudiger maakt: Braintoss. Met deze app stuur je met een druk op de knop eenvoudig tekst, spraakberichten en foto’s naar jezelf. Consultant en auteur David Allen noemde deze app: ‘De beste GTD-capturetool voor de iPhone’. Zijn boek Getting Things Done is een leidraad voor speedmailen.

</aside>