Nu hoor ik je vragen: maar wanneer bekijk ik dan mijn mail nu ik de notificaties heb uitgezet?

Idealiter maar een paar keer per dag (bijvoorbeeld direct als je ’s ochtends je computer aan zet en nog een keer na de lunch) en laat dan ook je volledige aandacht uitgaan naar je mail. Verwerk alle mailtjes in één keer en ga dan door met alle belangrijkere taken. Hoe vaker je nieuwe mail gaat verwerken, hoe groter de kans dat je weer kostbare tijd verliest met het opstarten van het werk dat je echt moet doen.

Velen van jullie zullen nu in opstand komen en beweren dat, met het werk wat jullie doen, het echt niet mogelijk is om slechts een paar keer per dag je mail te bekijken. Daar wil ik graag tegenover zetten dat het niet mogelijk is om welk werk dan ook te doen, als je de hele dag je mail zit te bekijken. Dus geloof me, minder vaak je mail bekijken komt je productiviteit enorm ten goede. Bovendien, als de mail zo belangrijk is dat het niet een halve dag kan wachten, had het in de eerste plaats helemaal geen mail moeten zijn.

Er is een cultuur rondom e-mailen ontstaan waarin we ons bijna verplicht voelen direct te reageren. Maar in werkelijkheid zijn we vaak weg van kantoor of op een andere manier niet in staat direct te reageren. Dit weten onze klanten en collega’s ook; als zij ons echt direct nodig hebben, grijpen ze wel naar de telefoon. Mail wordt over het algemeen gebruikt voor minder urgente communicatie. Handel naar dit eenvoudige principe; als het echt belangrijk is en niet kan wachten, gebruik dan geen mail.

Werk die hinderlijke en stressvolle cultuur van direct reageren op mail ook niet zelf in de hand. Je kunt gewoonweg niet altijd in staat zijn om altijd meteen te reageren. Soms moet je ook even wat langer nadenken over de inhoud of formulering van een antwoord. Neem die vrijheid, dat is juist goed. Jouw klanten en collega’s hebben meer profijt van een toegenomen productiviteit, dan van een snel antwoord.

<aside> 💡 Pro-tip! Beantwoord elke mail binnen twee werkdagen, al is het alleen maar om te laten weten dat je ergens later op terugkomt. Als je weet dat je langer dan twee werkdagen je mail niet kunt beantwoorden, zet dan je afwezigheidsassistent aan (‘automatisch antwoord’ in Gmail).

</aside>