Dit klinkt misschien een beetje gek, maar het gebruik van de spatiebalk zal zoekopdrachten veel efficiënter maken. Vaak zoeken we maar naar één woord of naam, dus zonder spatie. Maar met elk woord dat je meer gebruikt boek je ook een beter resultaat – deze groei werkt exponentieel. De juiste woordencombina-tie maakt het dus veel gemakkelijker om de juiste mail te vinden. Gebruik dus minstens één keer de spatiebalk (twee woorden). Deze woorden hoeven niet een correcte zin te vormen, niet eens in de juiste volgorde te staan, maar hoe specifieker de woorden, hoe beter. Je krijgt bijvoorbeeld betere resultaten als je zoekt naar ‘kwartaalcijfers’ in plaats van ‘vergadering’. Maar gebruik vooral het eerste wat je te binnen schiet en verkwansel geen tijd door dingen op te zoeken. Zorg echter wel voor een correcte spelling, de zoekfunctie vindt alleen dat wat je exact typt.

Houd in je achterhoofd dat Outlook zoekt in al deze onderdelen:

• Het onderwerp van de mail.
• Namen.
• Data.
• De inhoud van een mail (de tekst).
• Bijgevoegde bestanden*.
• Alleen wanneer ‘indexeren’ in je mailprogramma is geactiveerd.

Dit betekent dat alle woorden die je je kunt herinneren uit de mail en zelfs de bijgevoegde bestanden, gebruikt kunnen worden als zoektermen . Dit wordt helemaal handig als je bijvoorbeeld ook nog productcodes of factuurnummers weet die de mail waar je naar op zoek bent relatief uniek maken.

“Probeer in een mailprogramma te zoeken naar een mail zoals je ook op het internet zou zoeken. Als je het onderwerp of de afzender vergeten bent, gebruik dan woorden uit de mail of bijgevoegde bestanden die je je nog wel kunt herinneren.”